ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   জনসমষ্টি বা বৃহৎ জনগোষ্ঠীর নিকট একই সময়ে কোনো সংবাদ, তথ্য বা বার্তা পৌঁছানোর যোগাযোগ প্রক্রিয়াকে গণযোগাযোগ বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   প্রেরকের পাঠানো বার্তার বিপরীতে প্রাপকের প্রতিক্রিয়া বা প্রত্যুত্তরকে ফলাবর্তন (Feedback) বলে।

   যোগাযোগ মূলত একটি দ্বি-মুখী প্রক্রিয়া। প্রাপক বার্তাটি সঠিকভাবে গ্রহণ ও বুঝতে পেরেছেন কি না, তা নিশ্চিত হওয়ার জন্য ফলাবর্তন অপরিহার্য। ফলাবর্তন না থাকলে যোগাযোগ সম্পূর্ণ ও ফলপ্রসূ হয় না এবং কোনো ভুল বোঝাবুঝি বা বিভ্রান্তি থাকলে তা দূর করা সম্ভব হয় না। তাই কার্যকর যোগাযোগের জন্য ফলাবর্তন আবশ্যক।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে মি. X ও মি. Y-এর আলোচনা অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের সমান্তরাল (Horizontal) যোগাযোগকে নির্দেশ করে।

   একটি প্রতিষ্ঠানের একই সাংগঠনিক স্তরে বা পদমর্যাদায় কর্মরত দুই বা ততোধিক কর্মকর্তার মধ্যে পারস্পরিক তথ্য বিনিময়কে সমান্তরাল যোগাযোগ বলা হয়।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, RB লি.-এর ক্রয় ব্যবস্থাপক মি. X কাঁচামাল ক্রয়ের বিষয়ে উৎপাদন ব্যবস্থাপক মি. Y-এর সাথে আলাপ-আলোচনা করেন। এখানে মি. X এবং মি. Y উভয়ই বিভাগীয় প্রধান হিসেবে প্রতিষ্ঠানের সমপর্যায়ের কর্মকর্তা। একই স্তরের দুই ব্যবস্থাপকের মধ্যে পারস্পরিক সহযোগিতামূলক এই আলাপ-আলোচনা সমান্তরাল অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের স্পষ্ট উদাহরণ।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকের এমডি সাহেবের আধুনিক ইলেকট্রনিক যোগাযোগ কৌশল (যেমন- ভিডিও কনফারেন্সিং বা টেলিকনফারেন্সিং) বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠান পরিচালনায় অত্যন্ত তাৎপর্যপূর্ণ ও কার্যকর।

   বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন শাখা বা কার্যালয় ভৌগোলিকভাবে দূর-দূরান্তে ছড়িয়ে থাকে। আধুনিক তথ্যপ্রযুক্তি ও ইলেকট্রনিক মাধ্যম ব্যবহারের ফলে দূরবর্তী শাখাগুলোর সাথে তাৎক্ষণিক যোগাযোগ স্থাপন, সিদ্ধান্ত গ্রহণ এবং কাজের তদারকি সহজ হয়।

   উদ্দীপকে RB লি.-এর এমডি প্রতি মাসে ইলেকট্রনিক কৌশল ব্যবহার করে দূরবর্তী কার্যালয়ের কর্মীদের সাথে সার্বিক বিষয়ে মতবিনিময় করেন। এর ফলে ভৌগোলিক দূরত্ব থাকা সত্ত্বেও সবাই একই স্থানে উপস্থিত থাকার মতো অনুভূতি নিয়ে খোলামেলা আলোচনা ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে পারছেন, যা তাদের প্রতিষ্ঠানকে এগিয়ে নিচ্ছে।

   বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে নিয়মিত শারীরিক উপস্থিতির মাধ্যমে সভা করা সময়সাপেক্ষ ও ব্যয়বহুল। ইলেকট্রনিক যোগাযোগের ফলে সময় ও যাতায়াত খরচের সাশ্রয় হয়, প্রাতিষ্ঠানিক নিয়ন্ত্রণ বজায় থাকে এবং কর্মীদের পারস্পরিক সম্পর্ক সুদৃঢ় হয়। সুতরাং, উদ্দীপকে উল্লিখিত এমডি সাহেবের গৃহীত যোগাযোগ কৌশল বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠান দক্ষ ও সফলভাবে পরিচালনায় অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।