ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় প্রেরকের বার্তার বিপরীতে প্রাপক যে সাড়া বা প্রতিক্রিয়া ব্যক্ত করে প্রেরকের নিকট পাঠায়, তাকে ফলাবর্তন (Feedback) বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বা পক্ষের মধ্যে তথ্য, ভাব, অনুভূতি, দৃষ্টিভঙ্গি বা মতামতের পারস্পরিক আদান-প্রদানকে যোগাযোগ বলে।

   যোগাযোগ হলো একটি দ্বিমুখী প্রক্রিয়া। এর মূল উদ্দেশ্য হলো তথ্যের সঠিক আদান-প্রদানের মাধ্যমে পারস্পরিক বোঝাপড়া বা অভিন্ন ধারণার সৃষ্টি করা। কার্যকর যোগাযোগে প্রেরক বার্তা প্রেরণ করেন এবং প্রাপক তা গ্রহণ ও অনুধাবন করে তার প্রতিক্রিয়া (ফলাবর্তন) জানান, যার ফলে যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি পূর্ণতা পায়।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   'Z' লি.-এর G.M. উৎপাদন ও G.M. বিক্রয়ের মধ্যবর্তী যোগাযোগটি হলো 'সমান্তরাল যোগাযোগ' বা 'পার্শ্বিক যোগাযোগ' (Horizontal/Lateral Communication)।

   একটি প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক কাঠামোর একই স্তরে বা সমান পদমর্যাদায় অধিষ্ঠিত কর্মকর্তাদের মধ্যে পারস্পরিক তথ্য বা মতামতের যে আদান-প্রদান ঘটে, তাকে সমান্তরাল বা পার্শ্বিক যোগাযোগ বলে। বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে কাজের গতিশীলতা ও আন্তঃবিভাগীয় ভারসাম্য রক্ষার জন্য এ ধরনের যোগাযোগ অপরিহার্য।

   উদ্দীপকের সাংগঠনিক চিত্রে দেখা যায়, G.M. Production (উৎপাদন) এবং G.M. Sales (বিক্রয়) উভয়ই প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা পরিচালকের (MD) অধীনে একই প্রশাসনিক স্তরে কর্মরত বিভাগীয় প্রধান। চিত্রে তাঁদের মধ্যে উভয়মুখী তীরের মাধ্যমে পারস্পরিক যোগাযোগ দেখানো হয়েছে। যেহেতু তাঁরা সমমর্যাদাসম্পন্ন কর্মকর্তা এবং একটি বিভাগের কাজের সফলতার জন্য অন্য বিভাগের সাথে সমন্বয় প্রয়োজন, তাই তাঁদের মধ্যকার যোগাযোগটি স্পষ্টতই সমান্তরাল বা পার্শ্বিক যোগাযোগ।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   'Z' লি.-এর বিক্রয় বাড়ানোর জন্য তদারকির পরিসর পুনর্বিন্যাস ও প্রত্যক্ষ তদারকি/যোগাযোগের সমন্বয় কৌশল গ্রহণ করা যেতে পারে।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, 'Z' লি.-এর বিক্রয় বিভাগে ৩ জন AGM রয়েছেন এবং প্রত্যেক AGM-এর অধীনে ২০ জন করে মার্কেটিং অফিসার কাজ করছেন। অর্থাৎ একজন AGM-কে সরাসরি ২০ জন অধস্তন কর্মকর্তার কাজ তদারকি করতে হয়, যা একজন তদারককারীর পক্ষে অত্যন্ত জটিল ও অকার্যকর। ফলে তদারকির ঘাটতি তৈরি হয়েছে এবং লক্ষ্যমাত্রা অর্জন সম্ভব হচ্ছে না।

   বিক্রয় বাড়ানোর জন্য প্রতিষ্ঠানটিতে সমন্বয়ের নিম্নোক্ত কৌশলগুলো গ্রহণ করা যেতে পারে:
   ১. তদারকি পরিসর হ্রাস বা কার্যকরকরণ: প্রতিজন AGM-এর অধীনে সরাসরি ২০ জন কর্মকর্তা না রেখে মধ্যবর্তী স্তর (যেমন- টিম লিডার বা সুপারভাইজার) তৈরি করে দায়িত্ব বণ্টন করা। এতে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠা হবে।
   ২. নিয়মিত সভা ও কমিটি গঠন: বিপণন দল ও উচ্চপদস্থ কর্মকর্তাদের মধ্যে নিয়মিত সমন্বয় সভা আয়োজন করে মাঠপর্যায়ের সমস্যা চিহ্নিত করা ও নির্দেশনা প্রদান করা।
   ৩. প্রত্যক্ষ তত্ত্বাবধান ও ফলাবর্তন নিশ্চিতকরণ: কর্মকর্তাদের বিক্রয় লক্ষ্যমাত্রা ও দৈনন্দিন কাজের নিয়মিত প্রতিবেদন গ্রহণ ও তা মূল্যায়ন করে ফলাবর্তন প্রদান করা।

   পরিশেষে বলা যায়, বিক্রয় বিভাগের অধস্তনদের ওপর উপযুক্ত নিয়ন্ত্রণ ও ঘনিষ্ঠ যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠার মাধ্যমে সমন্বয় সাধন করলেই কর্মীদের কাজের গতি বৃদ্ধি পাবে এবং প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বাড়ানো সম্ভব হবে।