ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ই-মেইল (Electronic Mail) হলো ইন্টারনেটের মাধ্যমে কম্পিউটার বা ইলেকট্রনিক ডিভাইসের সাহায্যে দ্রুত বার্তা, তথ্য বা ফাইল আদান-প্রদানের একটি আধুনিক ডিজিটাল মাধ্যম।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় প্রাপক বার্তাটি পাওয়ার পর প্রেরকের উদ্দেশ্যে যে উত্তর বা প্রতিক্রিয়া ব্যক্ত করে, তাকে ফলাবর্তন (Feedback) বলে। ফলাবর্তনের মাধ্যমেই কেবল নিশ্চিত হওয়া যায় যে প্রাপক বার্তাটি সঠিকভাবে গ্রহণ ও বুঝতে পেরেছে কি না। ফলাবর্তন ছাড়া দ্বিমুখী যোগাযোগ সম্পন্ন হয় না এবং বার্তার উদ্দেশ্য সফল হয়েছে কি না তা জানা যায় না; তাই কার্যকর যোগাযোগে ফলাবর্তন অপরিহার্য।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে কারখানার কর্মীদের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত ভিডিও কনফারেন্সিং হলো দৃশ্য-শ্রাব্য (Audio-Visual) ও আধুনিক ইলেকট্রনিক যোগাযোগের মাধ্যম।

   যে যোগাযোগ মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে একই সাথে কথা শোনা যায় এবং ছবি বা ভিডিও দেখা যায়, তাকে দৃশ্য-শ্রাব্য মাধ্যম বলে। এটি আধুনিক তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির একটি গুরুত্বপূর্ণ রূপ।

   উদ্দীপকে জনাব আহাদ ঢাকা হেড অফিসে বসে দূরবর্তী গাজীপুর, নারায়ণগঞ্জ ও চট্টগ্রামের কারখানার কর্মীদের সাথে ভিডিও কনফারেন্সিং ব্যবহার করে যোগাযোগ ও নির্দেশনা দেন। এখানে ইন্টারনেট ও ক্যামেরার সাহায্যে উভয় প্রান্তের মানুষ পরস্পরের মুখ দেখে এবং সরাসরি কথা শুনে যোগাযোগ রক্ষা করতে পারছেন। তাই এটি যোগাযোগের ইলেকট্রনিক ভিত্তিক দৃশ্য-শ্রাব্য মাধ্যমের প্রতিফলন।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   বিদেশি ক্রেতাদের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে অনুসৃত আধুনিক পদ্ধতি (ই-মেইল ও ফ্যাক্স) ব্যবসায় সাফল্য অর্জনে অত্যন্ত ইতিবাচক ও কার্যকর প্রভাব ফেলে। নিচে এর স্বপক্ষে যৌক্তিক মতামত তুলে ধরা হলো:

   আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে ভৌগোলিক দূরত্ব একটি বড় প্রতিবন্ধকতা। সনাতন ডাক যোগাযোগের মাধ্যমে বিদেশি ক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করতে বিপুল সময় ও ব্যয় হতো, যা ব্যবসায়িক গতি কমিয়ে দিত। কিন্তু উদ্দীপকে জনাব আহাদ ই-মেইল ও ফ্যাক্সের মতো আধুনিক প্রযুক্তিনির্ভর মাধ্যম ব্যবহার করেছেন। এর ফলে দ্রুততম সময়ে ক্রেতাদের চাহিদা, কোটেশন, ক্রয়াদেশ ও শর্তাবলি আদান-প্রদান করা সম্ভব হচ্ছে।

   এই পদ্ধতির ফলে ব্যবসায়িক পরিচালন ব্যয় হ্রাস পায় এবং সময় বাঁচে। দ্রুত যোগাযোগের মাধ্যমে বিদেশি ক্রেতাদের আস্থা অর্জন করা যায়, যা নতুন ক্রয়াদেশ প্রাপ্তিতে সাহায্য করে এবং প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তি বৃদ্ধি করে। সামগ্রিকভাবে, আধুনিক প্রযুক্তির ব্যবহারে রফতানিমুখী এই প্রতিষ্ঠানটির প্রতিযোগিতা সক্ষমতা বৃদ্ধি পেয়েছে এবং সাফল্য ত্বরান্বিত হয়েছে। অতএব, বিদেশি ক্রেতাদের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে অনুসৃত আধুনিক পদ্ধতিটি ব্যবসায় সাফল্য অর্জনে তাৎপর্যপূর্ণ ভূমিকা রেখেছে।