ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় প্রাপক সংবাদটি পেয়ে ও বুঝে তার প্রতিক্রিয়া বা মতামত প্রেরকের নিকট ফেরত পাঠানোর প্রক্রিয়াকে ফলাবর্তন (Feedback) বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যোগাযোগ প্রক্রিয়া হলো এমন একটি পর্যায়ক্রমিক ধারা বা পদক্ষেপের সমষ্টি, যার মাধ্যমে প্রেরক কোনো বার্তা প্রাপকের কাছে প্রেরণ করে এবং প্রাপক তা গ্রহণ করে প্রতিক্রিয়া ব্যক্ত করে।
   যোগাযোগ প্রক্রিয়ার মূল ধাপগুলো হলো: প্রেরক, ধারণা উন্নয়ন, সংকেতবদ্ধকরণ (Encoding), বার্তা তৈরি, মাধ্যম বা চ্যানেল নির্বাচন, বার্তা প্রেরণ, প্রাপক কর্তৃক গ্রহণ, সংকেতমুক্তকরণ (Decoding), এবং ফলাবর্তন (Feedback)। এই ধারাবাহিক পদক্ষেপের মাধ্যমেই কার্যকর যোগাযোগ সম্পন্ন হয়।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানটি 'মৌখিক যোগাযোগ' (Oral Communication) পদ্ধতি ব্যবহারের মাধ্যমে নিজস্ব কর্মীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদান করে।

   যে যোগাযোগে মুখনিঃসৃত শব্দ বা ভাষার মাধ্যমে তথ্য, ভাব বা নির্দেশনা এক পক্ষ থেকে অন্য পক্ষে পৌঁছানো হয়, তাকে মৌখিক যোগাযোগ বলে। এটি শাব্দিক যোগাযোগের একটি প্রধান রূপ।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, জনাব জামাল ও জনাব মাসুদ তাদের গার্মেন্টস প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব কারখানার উৎপাদন ও বিপণন কর্মীদের সাথে ভিডিও কনফারেন্স ও অডিও কনফারেন্সের মাধ্যমে নির্দেশনা প্রেরণ করেন। অডিও ও ভিডিও কনফারেন্সিং হলো আধুনিক প্রযুক্তিনির্ভর সরাসরি মৌখিক যোগাযোগের মাধ্যম, যেখানে কথপোকথনের মাধ্যমে তাৎক্ষণিক বার্তা পৌঁছানো যায়। অতএব, প্রতিষ্ঠানটি মৌখিক শাব্দিক যোগাযোগ পদ্ধতি ব্যবহার করে কর্মীদের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করেছে।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ব্যবহৃত যোগাযোগ পদ্ধতির ধরনটি হলো 'লিখিত যোগাযোগ' (Written Communication), যা ইলেকট্রনিক প্রযুক্তির (ফ্যাক্স ও ই-মেইল) মাধ্যমে সম্পাদিত হয়েছে।

   আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে লিখিত যোগাযোগের গুরুত্ব অপরিসীম:
   ১. স্থায়ী দলিল ও আইনগত প্রমাণ: আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে বিভিন্ন শর্ত, চুক্তি, পণ্যমূল্য এবং চালান সম্পর্কিত তথ্যের লিখিত প্রামাণ্য দলিল থাকা অপরিহার্য। ই-মেইল ও ফ্যাক্স বার্তা ভবিষ্যতে আইনি বিরোধ বা ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে সুস্পষ্ট প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হয়।
   ২. নির্ভুলতা ও গ্রহণযোগ্যতা: লিখিত বার্তায় তথ্যের বিকৃতি ঘটার সম্ভাবনা থাকে না। আমদানিকৃত বা রপ্তানিকৃত পণ্যের স্পেসিফিকেশন নিখুঁতভাবে পৌঁছানো সম্ভব হয়।
   ৩. সময় ও দূরত্বের ব্যবধান দূরীকরণ: ই-মেইল ও ফ্যাক্সের মাধ্যমে মুহূর্তের মধ্যে বিশ্বের যেকোনো প্রান্তে বিস্তারিত বাণিজ্যিক তথ্য ও ডকুমেন্ট আদান-প্রদান করা যায়।
   ৪. ব্যয় সাশ্রয়ী ও সহজ সংরক্ষণ: আধুনিক ইলেকট্রনিক লিখিত যোগাযোগ খরচ অনেক কমিয়ে দেয় এবং ফাইল আকারে সহজেই দীর্ঘকাল সংরক্ষণ করা যায়।

   সুতরাং, বিদেশি বাণিজ্যের আনুষ্ঠানিকতা, নির্ভরযোগ্যতা ও স্বচ্ছতা বজায় রাখার জন্য প্রতিষ্ঠানটির ব্যবহৃত লিখিত যোগাযোগ অত্যন্ত যুক্তিযুক্ত ও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।