ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   অধস্তনদের প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের উদ্দেশ্যে আদেশ, উপদেশ, নির্দেশ প্রদান এবং তত্ত্বাবধান করার প্রক্রিয়াকে নির্দেশনা বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   কোনো বিশেষ কার্য সম্পাদন বা সমস্যার সমাধানের জন্য দুই বা ততোধিক ব্যক্তির সমন্বয়ে গঠিত দলকে কমিটি বলে।

   প্রতিষ্ঠানে জটিল কোনো সমস্যা উদ্ভব হলে বা বিশেষ কোনো সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রয়োজন দেখা দিলে ব্যবস্থাপক একাধিক অভিজ্ঞ ব্যক্তির সমন্বয়ে কমিটি গঠন করেন। কমিটির সদস্যরা পারস্পরিক মতবিনিময় ও আলাপ-আলোচনার মাধ্যমে সমস্যাটির সমাধান বা প্রয়োজনীয় সুপারিশ কর্তৃপক্ষের কাছে পেশ করেন।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   প্রথম অবস্থায় আরমান সাহেব পদ্ধতি অনুযায়ী লিখিত ও একমুখী যোগাযোগের উপায় ব্যবহার করেছেন।

   যে যোগাযোগে তথ্যাদি লিখিত আকারে কোনো মাধ্যম যেমন— চিঠি, নোটিশ, স্মারক ইত্যাদির মাধ্যমে প্রেরণ করা হয় এবং যেখানে প্রাপকের তাৎক্ষণিক মতামত বা প্রতিউত্তর পাওয়ার সুযোগ থাকে না, তাকে লিখিত ও একমুখী যোগাযোগ বলে।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, ফাইম সিরামিকের শাখা ব্যবস্থাপক আরমান সাহেব প্রধান অফিসের প্রেরিত সকল তথ্য, সংবাদ বিজ্ঞপ্তি ও চিঠির মাধ্যমে কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জানিয়ে দেন। পাশাপাশি গুরুত্বপূর্ণ অর্ডার ও নির্দেশনা নোটিশ বোর্ডে টাঙিয়ে দেন এবং অনুলিপি প্রদান করেন। এটি ছিল পদ্ধতিগতভাবে লিখিত ও একমুখী যোগাযোগ। ফলে অধস্তনদের তাৎক্ষণিক মতামত জানা বা অস্পষ্টতা দূর করা সম্ভব হয়নি, যার কারণে লক্ষ্য অনুযায়ী যথাসময়ে পণ্য প্রেরণ সম্ভব হয়নি।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   “কার্যকর যোগাযোগের ক্ষেত্রে উদ্দীপকের দ্বিতীয় পদ্ধতিই উত্তম”— উক্তিটি যথার্থ ও যৌক্তিক।

   কার্যকর যোগাযোগ বলতে বোঝায় প্রেরক যেভাবে বা যে উদ্দেশ্যে তথ্য পাঠায়, প্রাপক যেন ঠিক সেভাবেই তা গ্রহণ ও উপলব্ধি করতে পারে এবং প্রয়োজনীয় ফলাবর্তন (feedback) প্রদান করে। মৌখিক ও প্রত্যক্ষ যোগাযোগে তাৎক্ষণিক ফলাবর্তন পাওয়া যায় বলে তা অধিক কার্যকর হয়।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, আরমান সাহেব প্রথম অবস্থায় লিখিত নোটিশ ও চিঠির মাধ্যমে যোগাযোগ করায় কর্মীরা কাজের সঠিক গুরুত্ব ও পদ্ধতি অনুধাবন করতে ব্যর্থ হয়, ফলে উৎপাদন সামগ্রী সময়মতো প্রেরণে ব্যর্থ হয়ে আরমান সাহেব তিরস্কৃত হন। পরবর্তীতে তিনি পদ্ধতি পরিবর্তন করে সভা ডেকে অধস্তনদের সাথে সরাসরি আলাপ-আলোচনা করে সকল পরিকল্পনা, নির্দেশনা ও পরামর্শ ব্যাখ্যা করতে শুরু করেন।

   এই দ্বিতীয় পদ্ধতিটি ছিল মূলত প্রত্যক্ষ, মৌখিক ও দ্বিমুখী যোগাযোগ। সরাসরি আলোচনা বা সভার মাধ্যমে কর্মীরা যেকোনো জটিলতা সঙ্গে সঙ্গে স্পষ্ট করে নিতে পারে, তাদের সমস্যা তুলে ধরতে পারে এবং ব্যবস্থাপকও তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া জেনে প্রয়োজনীয় দিকনির্দেশনা দিতে পারেন। এতে ভুল বোঝাবুঝি কমে যায় এবং কাজের গতি ও কার্যকারিতা বহুগুণ বৃদ্ধি পায়। তাই কার্যকর যোগাযোগের ক্ষেত্রে উদ্দীপকের দ্বিতীয় পদ্ধতিটিই অধিক ফলপ্রসূ ও উত্তম।