ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যে ধারাবাহিক প্রক্রিয়ার মাধ্যমে প্রেরক ও প্রাপকের মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদান ঘটে এবং তথ্যের সঠিক অর্থ উপলব্ধি নিশ্চিত হয়, তাকে যোগাযোগ প্রক্রিয়া বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় প্রেরকের প্রেরিত বার্তার প্রেক্ষিতে প্রাপক যে উত্তর বা প্রতিক্রিয়া ব্যক্ত করে প্রেরকের নিকট পাঠায়, তাকে ফলাবর্তন বা ফিডব্যাক (Feedback) বলে।

   ফলাবর্তন হলো যোগাযোগের সর্বশেষ এবং অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। এর মাধ্যমেই প্রেরক বুঝতে পারেন যে প্রাপক বার্তাটি সঠিকভাবে গ্রহণ ও অনুধাবন করতে পেরেছে কি না। ফলাবর্তন ছাড়া কোনো যোগাযোগই ফলপ্রসূ ও সম্পূর্ণ হতে পারে না।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানের নিজেদের কর্মীদের মধ্যে ‘মৌখিক যোগাযোগ’ (Oral Communication) সংঘটিত হয়েছে।

   শব্দ বা ভাষার উচ্চারণের মাধ্যমে যখন কোনো তথ্য, অনুভূতি বা মতামত প্রকাশ ও আদান-প্রদান করা হয়, তখন তাকে মৌখিক যোগাযোগ বলে। এটি আঙ্গিক/শাব্দিক যোগাযোগের একটি অন্যতম প্রধান রূপ।

   উদ্দীপকে মি. আদিব ও মি. সাকিব নিজেদের কর্মীদের সাথে যেকোনো পরামর্শ ও মতবিনিময়ের জন্য ভিডিও কনফারেন্স ও অডিও কনফারেন্স প্রযুক্তি ব্যবহার করেন। ভিডিও ও অডিও কনফারেন্সে সরাসরি মৌখিক কথোপকথন ও শ্রবণের মাধ্যমে যোগাযোগ সম্পন্ন হয়। সুতরাং, কর্মীদের মধ্যে সম্পাদিত যোগাযোগটির ধরন হলো আঙ্গিক/শাব্দিক যোগাযোগের অন্তর্ভুক্ত মৌখিক যোগাযোগ।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে ব্যবহৃত যোগাযোগ পদ্ধতির ধরনটি হলো ‘লিখিত যোগাযোগ’ (Written Communication), যা ইলেকট্রনিক মাধ্যমের (ই-মেইল ও ফ্যাক্স) সাহায্যে সম্পন্ন হয়েছে।

   আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে এ ধরনের লিখিত ও আধুনিক ইলেকট্রনিক যোগাযোগের গুরুত্ব অপরিসীম। নিচে এর গুরুত্ব আলোচনা করা হলো:

   ১. স্থায়ী দলিল ও আইনি প্রমাণ: আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে লিখিত চুক্তিপত্র, পণ্যের বিবরণ ও চালানের লিখিত নথিপত্র অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ফ্যাক্স ও ই-মেইলের মাধ্যমে প্রেরিত বার্তা ভবিষ্যতের জন্য স্থায়ী প্রমাণ বা রেকর্ড হিসেবে সংরক্ষণ করা যায়, যা বাণিজ্যিক বিরোধ মেটাতে আইনি দলিল হিসেবে কাজ করে।

   ২. দ্রুততা ও নির্ভুলতা: ভৌগোলিক দূরত্বের বাধা পেরিয়ে ই-মেইল এবং ফ্যাক্সের মাধ্যমে মুহূর্তের মধ্যে সঠিক নথিপত্র এক দেশ থেকে অন্য দেশে পৌঁছে দেওয়া যায়। এতে সময় বাঁচে এবং ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত দ্রুত বাস্তবায়ন সম্ভব হয়।

   ৩. ব্যয় সংকোচন: আন্তর্জাতিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে ডাকযোগে চিঠি বা নথি পাঠানোর চেয়ে ই-মেইল ও ফ্যাক্স অনেক বেশি সাশ্রয়ী ও কার্যকর।

   ৪. সময় অঞ্চলের ব্যবধান দূরীকরণ: ক্রেতা ও বিক্রেতার দেশের সময়ের পার্থক্য থাকলেও ই-মেইলের মাধ্যমে বার্তা পাঠিয়ে রাখা যায়, যা প্রাপক সুবিধাজনক সময়ে পর্যালোচনা করে উত্তর দিতে পারেন।

   অতএব, আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে তথ্য আদান-প্রদানে গতিশীলতা, নির্ভুলতা ও আইনগত নিশ্চয়তা নিশ্চিত করতে ফ্যাক্স ও ই-মেইলের মতো লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম অত্যন্ত ফলপ্রসূ।