ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র • Cumilla Board • কুমিল্লা বোর্ড ২০১৬
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন
আজিম গ্রুপের বোর্ড সভায় ২০১৪ সালে ২ লক্ষ ইউনিট পণ্য উৎপাদন ও বিপণনের জন্য সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়। এর ভিত্তিতে ক্রয় বিভাগকেও প্রয়োজনীয় কাঁচামাল সংগ্রহ করতে বলা হয়। জুন মাসে দেখা যায়, উৎপাদন বিভাগ ১ লক্ষ ইউনিট পণ্য উৎপাদন করেছে। কিন্তু বিক্রয় বিভাগ মাত্র ৫০ হাজার ইউনিট পণ্য বিক্রয় করতে সমর্থ হয়, যা প্রতিষ্ঠানের মুনাফা অর্জনে বাধা হয়ে দাঁড়ায়। তদন্ত করে জানা যায়, বিক্রয় বিভাগের কর্মীদের উৎপাদনের লক্ষ্যমাত্রা সম্পর্কে সঠিক ধারণা ছিল না। বিক্রয় বিভাগের কর্মীর সংখ্যাও পর্যাপ্ত ছিল না। তাছাড়া সামগ্রিক বিষয় যেভাবে বিবেচনা করা দরকার ছিল তা হয়নি। বিষয়টি নিয়ে কর্তৃপক্ষ চিন্তিত।
- ক)(1)
সমন্বয় কী?
- খ)(2)
নিয়ন্ত্রণের আদর্শ মান বলতে কী বোঝ?
- গ)(3)
উদ্দীপকে সমন্বয়ের কোন নীতির অভাব পরিলক্ষিত হয়? ব্যাখ্যা করো।
- ঘ)(4)
উদ্দীপকে বর্ণিত সমস্যা উত্তরণে করণীয় সম্পর্কে তোমার মতামত দাও।
উত্তর ও ব্যাখ্যা
- ক)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
প্রতিষ্ঠানের অভিন্ন লক্ষ্য অর্জনের জন্য বিভিন্ন বিভাগ, উপ-বিভাগ ও ব্যক্তির কার্যাবলিকে ঐক্যবদ্ধ ও সুসংহত করার প্রক্রিয়াকে সমন্বয়সাধন বলে।
- খ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
নিয়ন্ত্রণের আদর্শ মান হলো এমন একটি পূর্বনির্ধারিত মানদণ্ড বা মাপকাঠি, যার সাথে সম্পাদিত কাজের প্রকৃত ফলাফলের তুলনা করে বিচ্যুতি নির্ণয় ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়। এটি পরিকল্পনা অনুযায়ী নির্ধারিত হয় এবং এর মাধ্যমেই প্রতিষ্ঠানের কার্যদক্ষতা ও সাফল্যের সঠিক মূল্যায়ন সম্ভব হয়।
- গ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
উদ্দীপকে সমন্বয়ের উদ্দেশ্যের ঐক্য নীতি এবং তথ্যের আদান-প্রদান বা কার্যকর যোগাযোগের নীতির অভাব পরিলক্ষিত হয়।
সমন্বয়ের উদ্দেশ্যের ঐক্য নীতি অনুযায়ী, প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ ও ব্যক্তির কাজের চূড়ান্ত লক্ষ্য হতে হবে এক ও অভিন্ন। আবার কার্যকর তথ্য আদান-প্রদানের মাধ্যমে প্রতিটি বিভাগ অন্যান্য বিভাগের পরিকল্পনা ও লক্ষ্য সম্পর্কে অবগত থাকে।
উদ্দীপকে আজিম গ্রুপের বোর্ড সভায় ২০১৪ সালে ২ লক্ষ ইউনিট পণ্য উৎপাদন ও বিক্রয়ের লক্ষ্যমাত্রা নেওয়া হয়। কিন্তু বিক্রয় বিভাগের কর্মীরা উৎপাদনের এই লক্ষ্যমাত্রা সম্পর্কে জানতই না। ফলে উৎপাদন বিভাগ ১ লক্ষ ইউনিট তৈরি করলেও বিক্রয় বিভাগ মাত্র ৫০ হাজার ইউনিট বিক্রয় করতে পেরেছে। বিভাগগুলোর মধ্যে তথ্যের প্রবাহ ও অভিন্ন লক্ষ্যের প্রতি সমন্বিত প্রয়াসের অভাব থাকায় এই অসংগতি তৈরি হয়েছে।
- ঘ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
উদ্দীপকে বর্ণিত সমস্যা উত্তরণে সমন্বয়ের ঘাটতি দূরীকরণ এবং মানবসম্পদ উন্নয়ন সংক্রান্ত কার্যকর পদক্ষেপ গ্রহণ করা জরুরি। এ বিষয়ে আমার মতামত নিচে তুলে ধরা হলো:
১. আন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগ জোরদার করা: প্রতিষ্ঠানের সামগ্রিক লক্ষ্য ও বিভিন্ন বিভাগের লক্ষ্যমাত্রা সম্পর্কে সকল বিভাগকে পরিষ্কার ধারণা দিতে হবে। উৎপাদন ও বিক্রয় বিভাগের মধ্যে নিয়মিত তথ্য আদান-প্রদান ও সমন্বয় সভা আয়োজন করতে হবে।
২. পর্যাপ্ত জনবল নিয়োগ: তদন্তে দেখা গেছে বিক্রয় বিভাগে কর্মীর সংখ্যা অপর্যাপ্ত ছিল। তাই লক্ষ্যমাত্রা পূরণের সামর্থ্য অনুযায়ী বিক্রয় বিভাগে প্রয়োজনীয় সংখ্যক দক্ষ কর্মী নিয়োগ করতে হবে।
৩. সামগ্রিক দৃষ্টিকোণ থেকে পরিকল্পনা প্রণয়ন: উদ্দীপকে সামগ্রিক বিষয় যেভাবে বিবেচনা করার দরকার ছিল তা করা হয়নি। তাই একটি সমন্বিত কর্মপরিকল্পনা গ্রহণ করতে হবে যাতে ক্রয়, উৎপাদন ও বিক্রয় বিভাগ পরস্পরের সাথে সামঞ্জস্য রেখে কাজ পরিচালনা করতে পারে।
৪. নিয়মিত তদারকি ও নিয়ন্ত্রণ: কাজের অগ্রগতি নিয়মিত তদারকি ও মূল্যায়নের আওতায় রাখতে হবে যাতে যেকোনো বিচ্যুতি দ্রুত চিহ্নিত করে তাৎক্ষণিক সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া যায়।উপযুক্ত পদক্ষেপগুলো গ্রহণ করলেই আজিম গ্রুপ তাদের কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য ও মুনাফা অর্জনে সফল হতে পারবে।
আরও প্রশ্ন অনুশীলন করতে অ্যাপে যাও