ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ইন্টারনেট হলো বিশ্বজুড়ে বিস্তৃত কম্পিউটার নেটওয়ার্কগুলোর একটি সমন্বিত বৈশ্বিক যোগাযোগ ব্যবস্থা (International Network)।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ভিডিও কনফারেন্সিং হলো এমন এক ধরনের আধুনিক যোগাযোগ মাধ্যম বা প্রযুক্তি, যার সাহায্যে দূরবর্তী বিভিন্ন স্থানে অবস্থানরত ব্যক্তিবর্গ টেলিকমিউনিকেশন ব্যবস্থার মাধ্যমে একই সঙ্গে শব্দ এবং চলমান দৃশ্য (অডিও ও ভিডিও) বিনিময়ের মাধ্যমে পরস্পরের সঙ্গে ভার্চুয়ালি সভায় বা আলোচনায় মিলিত হতে পারেন।

   এর মাধ্যমে সরাসরি উপস্থিত না থেকেও সশরীরে মুখোমুখি আলোচনার মতো কার্যকরভাবে ভাব বা তথ্য আদান-প্রদান করা সম্ভব হয়, ফলে সময় ও ভ্রমণ ব্যয়ের সাশ্রয় ঘটে।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকের যে ঘরটিতে প্রশ্নবোধক চিহ্ন রয়েছে সেখানকার '?' চিহ্নিত স্থানের উপাদানটি হলো 'প্রাপক' (Receiver)।

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় প্রেরক যে ব্যক্তি বা পক্ষের উদ্দেশ্যে বার্তা বা সংবাদ প্রেরণ করে, তাকে প্রাপক বলা হয়। প্রাপক ছাড়া কোনো যোগাযোগ ফলপ্রসূ হতে পারে না।

   উদ্দীপকের চিত্রে যোগাযোগ প্রক্রিয়ার প্রবাহ দেখানো হয়েছে, যেখানে প্রেরক কর্তৃক সংবাদ তৈরি, মাধ্যম নির্বাচন এবং সংবাদ প্রেরণের পর তা প্রাপকের নিকট পৌঁছায়। প্রাপক বার্তাটি গ্রহণ করে এর পাঠোদ্ধার (Decoding) করে এবং প্রেরকের প্রত্যাশা অনুযায়ী তার প্রতিক্রিয়া বা ফলাবর্তন (Feedback) প্রদান করে যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করে। সুতরাং, উদ্দীপকের ছক অনুযায়ী সংবাদ প্রেরণের পরবর্তী অপরিহার্য উপাদানটি হলো প্রাপক।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   সামগ্রিকভাবে উদ্দীপকের চিত্রটি 'যোগাযোগ প্রক্রিয়া'কে (Communication Process) নির্দেশ করে। যোগাযোগকে কার্যকর ও অর্থবহ করার ক্ষেত্রে এ প্রক্রিয়ার আবশ্যকতা নিচে বিশ্লেষণ করা হলো:

   যোগাযোগ প্রক্রিয়া হলো এমন এক সুশৃঙ্খল ও ধারাবাহিক ধাপের সমষ্টি, যার মাধ্যমে তথ্য, ধারণা বা অনুভূতি প্রেরকের কাছ থেকে প্রাপকের নিকট পৌঁছায় এবং ফলাবর্তনের মাধ্যমে তা সমাপ্ত হয়। যোগাযোগ একটি একক কাজ নয়, বরং ধারাবাহিক প্রক্রিয়ার সমন্বয়।

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ার আবশ্যকতা নিম্নরূপ:
   ১. তথ্যের সঠিক প্রবাহ নিশ্চিতকরণ: প্রেরক থেকে প্রাপকের কাছে বার্তা সঠিকভাবে পৌঁছাতে সুনির্দিষ্ট প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপ (সংবাদ তৈরি, মাধ্যম নির্বাচন ও প্রেরণ) অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে।
   ২. ভুল বোঝাবুঝি হ্রাস: যথাযথভাবে সংকেতায়ন এবং সঠিক মাধ্যম ব্যবহারের ফলে তথ্যের বিভ্রান্তি বা বিকৃতি দূর হয়।
   ৩. উদ্দেশ্যের সফল বাস্তবায়ন: প্রেরকের আসল বার্তাটি প্রাপক সঠিকভাবে বুঝতে পারছে কি না, তা যাচাই করার জন্য ফলাবর্তন (Feedback) নিশ্চিত করা আবশ্যক। যোগাযোগ প্রক্রিয়ার মাধ্যমেই এই দুইমুখী সংযোগ সম্ভব হয়।
   ৪. দ্রুত ও সময়োপযোগী সিদ্ধান্ত গ্রহণ: প্রতিষ্ঠানে গতিশীল যোগাযোগ প্রক্রিয়া বজায় থাকলে সময়মতো তথ্যের আদান-প্রদান ঘটে, ফলে ব্যবস্থাপনা দ্রুত ও সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হয়।

   অতএব, যোগাযোগকে ফলপ্রসূ ও সার্থক করতে যোগাযোগ প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপ যথাযথভাবে অনুসরণ করা একান্ত আবশ্যক।