ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ই-মেইল (E-mail বা Electronic Mail) হলো ইন্টারনেটের মাধ্যমে কম্পিউটার বা ইলেকট্রনিক ডিভাইসের সাহায্যে দ্রুততম উপায়ে বার্তা, তথ্য ও ফাইল আদান-প্রদানের একটি আধুনিক যোগাযোগ ব্যবস্থা।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ভিডিও কনফারেন্সিং হলো এমন একটি আধুনিক টেলিযোগাযোগ প্রযুক্তি, যার মাধ্যমে ভৌগোলিকভাবে ভিন্ন স্থানে অবস্থিত দুই বা ততোধিক ব্যক্তি ইন্টারনেটের সাহায্যে যুক্ত হয়ে একই সাথে পরস্পরের দৃশ্য (ভিডিও) দেখে এবং কণ্ঠস্বর (অডিও) শুনে সরাসরি দ্বিমুখী যোগাযোগ বা সভা পরিচালনা করতে পারেন। এর মাধ্যমে সরাসরি উপস্থিত না থেকেও ভার্চুয়ালি তাৎক্ষণিক সভা, আলোচনা ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ সম্ভব হয়।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   প্রদত্ত চিত্রটি ব্যবস্থাপনায় 'যোগাযোগ প্রক্রিয়া' (Communication Process) নির্দেশ করে।

   দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বা পক্ষের মধ্যে তথ্য, সংবাদ, ভাব, আবেগ বা ধারণার পারস্পরিক আদান-প্রদানকে যোগাযোগ বলা হয়। এই যোগাযোগের শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত কতগুলো সুনির্দিষ্ট ধাপ বা উপাদানের ধারাবাহিক কার্যক্রমকে যোগাযোগ প্রক্রিয়া বলে।

   উদ্দীপকের চিত্রে লক্ষ্য করা যায়, যোগাযোগের ধারাবাহিক উপাদানগুলো প্রদর্শিত হয়েছে— তথ্যের উৎস থেকে প্রেরকের উদ্ভব, প্রেরক কর্তৃক বার্তার এনকোডিং, সংবাদ তৈরি ও উপযুক্ত মাধ্যমের সাহায্যে তা প্রাপকের কাছে প্রেরণ, প্রাপক কর্তৃক সংবাদের ডিকোডিং বা অর্থ অনুধাবন এবং সবশেষে প্রেরকের নিকট প্রতিক্রিয়া বা ফলাফল প্রদান। যেহেতু ব্যবস্থাপনার গতিশীলতা রক্ষায় তথ্যের এই ধারাবাহিক আদান-প্রদান ঘটে, তাই চিত্রটি ব্যবস্থাপনার যোগাযোগ প্রক্রিয়াকেই নির্দেশ করে।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উক্ত প্রক্রিয়ায় চিত্রে 'A' চিহ্নিত উপাদানটি হলো 'ফলাবর্তন' বা 'প্রতিপুষ্টি' (Feedback)। যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় ফলাবর্তনের ভূমিকা অত্যন্ত তাৎপর্যপূর্ণ ও অপরিহার্য।

   প্রাপক সংবাদ পাওয়ার পর তা অনুধাবন করে প্রেরকের নিকট যে প্রতিক্রিয়া, মতামত বা উত্তর পাঠায়, তাকে ফলাবর্তন বা ফিডব্যাক বলে। ফলাবর্তনের মাধ্যমেই যোগাযোগ প্রক্রিয়ার একটি চক্র সম্পূর্ণ বা কার্যকর হয়।

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় 'A' চিহ্নিত উপাদানের ভূমিকা নিচে মূল্যায়ন করা হলো:
   ১. যোগাযোগের সফলতা পরিমাপ: প্রেরকের প্রেরিত বার্তাটি প্রাপক সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছেন কি না, তা ফলাবর্তনের মাধ্যমেই নিশ্চিত হওয়া যায়।
   ২. দ্বিমুখী যোগাযোগ প্রতিষ্ঠা: ফলাবর্তন ছাড়া যোগাযোগ একমুখী থেকে যায়। 'A' বা ফলাবর্তনের উপস্থিতিই যোগাযোগকে ফলপ্রসূ ও দ্বিমুখী রূপ দেয়।
   ৩. ভুল বোঝাবুঝি দূরীকরণ: প্রাপকের উত্তরের মাধ্যমে যদি কোনো অস্পষ্টতা বা ভুল ধারণা প্রকাশ পায়, তবে প্রেরক তাৎক্ষণিকভাবে তা সংশোধন করতে পারেন।
   ৪. পরবর্তী সিদ্ধান্ত গ্রহণ: ব্যবস্থাপনায় সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে অধীনস্থ বা প্রাপকদের প্রতিক্রিয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, যা এই ফলাবর্তনের মাধ্যমেই জানা যায়।

   পরিশেষে বলা যায়, ফলাবর্তন বা Feedback ছাড়া যোগাযোগ প্রক্রিয়া অসম্পূর্ণ থাকে। চিত্রে 'A' উপাদানটি ডিকোডিংয়ের পর প্রেরকের নিকট পৌঁছে পুরো প্রক্রিয়াটির সমাপ্তি ও কার্যকারিতা নিশ্চিত করেছে।