ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র • Chattogram Board • চট্টগ্রাম বোর্ড ২০১৭
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন
এরিয়া ম্যানেজার জনাব কিবরিয়া প্রতিদিন অফিসে এসে প্রথমেই প্রতিষ্ঠানের সকল পর্যায়ের খবরাখবর জেনে নেন। বিভিন্ন স্থানে নিয়োজিত ডিলারদের সাথে টেলিফোনে কথা বলে বিক্রয়ের সার্বিক অবস্থা জানেন এবং বিক্রয় বাড়ানোর জন্য উৎসাহিত করেন। ডিলাররা পণ্য ক্রয়ের কোনো অর্ডার দিলে তিনি তা টেলিফোনে গ্রহণ করেন না। তাদেরকে স্বাক্ষরসহ ফরমায়েশ পাঠাতে বলেন। পণ্য পাঠানোর পর তিনি সেগুলো সংরক্ষণ করেন।
- ক)(1)
যোগাযোগ কী?
- খ)(2)
ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ বলতে কী বোঝায়?
- গ)(3)
উদ্দীপকে জনাব কিবরিয়া প্রথমে অফিসে এসে যেভাবে যোগাযোগ করেন শাব্দিক পদ্ধতি বিচারে তা কোন ধরনের? ব্যাখ্যা করো।
- ঘ)(4)
উদ্দীপকে জনাব কিবরিয়া পণ্য ফরমায়েশের ক্ষেত্রে যে পদ্ধতিতে যোগাযোগ করেন তার যৌক্তিকতা বিশ্লেষণ করো।
উত্তর ও ব্যাখ্যা
- ক)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বা পক্ষের মধ্যে তথ্য, সংবাদ, ভাব বা মতামতের অর্থপূর্ণ আদান-প্রদানকে যোগাযোগ বলে।
- খ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক পদমর্যাদা অনুসারে নিম্নস্তর থেকে ঊর্ধ্বতন স্তরের দিকে তথ্য, প্রতিবেদন, মতামত বা আবেদন পাঠানোর যোগাযোগ প্রক্রিয়াকে ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ (Upward Communication) বলে। যেমন—অধস্তন কর্মীদের অভাব-অভিযোগ, কাজের অগ্রগতি বা পরামর্শ ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তার নিকট উপস্থাপন করা।
- গ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
উদ্দীপকে জনাব কিবরিয়া প্রথমে অফিসে এসে যেভাবে যোগাযোগ করেন, শাব্দিক পদ্ধতি বিচারে তা হলো 'মৌখিক যোগাযোগ' (Oral Communication)।
শব্দ বা ভাষার ব্যবহারের মাধ্যমে মানুষ যখন কথা বলে বা শ্রবণের মাধ্যমে সরাসরি কিংবা টেলিফোন বা কোনো যন্ত্রের সাহায্যে তথ্য আদান-প্রদান করে, তাকে শাব্দিক যোগাযোগের অন্তর্গত মৌখিক যোগাযোগ বলা হয়।
উদ্দীপকে এরিয়া ম্যানেজার জনাব কিবরিয়া প্রতিদিন অফিসে এসে প্রথমে প্রতিষ্ঠানের সকল পর্যায়ের কর্মকর্তা-কর্মচারীদের সাথে সরাসরি কথা বলে খবরাখবর নেন। এছাড়া বিভিন্ন ডিলারদের সাথে টেলিফোনে কথা বলে বিক্রয়ের সার্বিক অবস্থা জানেন ও তাদের মৌখিকভাবে বিক্রয় বাড়াতে উৎসাহিত করেন। যেহেতু তিনি শব্দ প্রয়োগ করে মুখের কথার মাধ্যমে ভাব আদান-প্রদান করছেন, তাই এটি শাব্দিক যোগাযোগের মৌখিক রূপ।
- ঘ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
উদ্দীপকে জনাব কিবরিয়া পণ্য ফরমায়েশের ক্ষেত্রে যে পদ্ধতিতে যোগাযোগ করেন, তা হলো 'লিখিত যোগাযোগ' (Written Communication); ব্যবসায়িক নিরাপত্তা ও প্রাতিষ্ঠানিক শৃঙ্খলার বিচারে এটি অত্যন্ত যৌক্তিক।
লিখিত যোগাযোগ হলো এমন একটি যোগাযোগ মাধ্যম যেখানে তথ্যাদি কাগজে বা ইলেকট্রনিক লিপির মাধ্যমে লিখে প্রেরণ করা হয়। মৌখিক নির্দেশনায় ভুল বোঝাবুঝি বা অস্বীকৃতির সুযোগ থাকলেও লিখিত যোগাযোগে তা সম্ভব হয় না।
উদ্দীপকে দেখা যায়, ডিলাররা টেলিফোনে অর্ডার দিলে কিবরিয়া সাহেব তা গ্রহণ করেন না; বরং তিনি স্বাক্ষরসহ লিখিত ফরমায়েশ পাঠানোর নির্দেশ দেন এবং পণ্য পাঠানোর পর তা যথাযথভাবে সংরক্ষণ করেন।
এই সিদ্ধান্তটি যৌক্তিক হওয়ার কারণসমূহ নিচে উল্লেখ করা হলো:
১. প্রামাণ্য দলিল হিসেবে ব্যবহার: লিখিত ফরমায়েশ পণ্যের পরিমাণ, দর এবং শর্তাবলির স্থায়ী লিখিত ও আইনি প্রমাণ হিসেবে কাজ করে।
২. ভুল বোঝাবুঝি ও বিবাদ পরিহার: টেলিফোনে পণ্যের সংখ্যা বা স্পেসিফিকেশন ভুল শোনা যেতে পারে, কিন্তু লিখিত অর্ডারে স্বচ্ছতা থাকে।
৩. অস্বীকৃতির সুযোগ রোধ: পরবর্তীতে ডিলাররা পণ্যের অর্ডার বা পরিমাণের ব্যাপারে অস্বীকৃতি জানাতে পারে না, কারণ এতে তাদের স্বাক্ষর থাকে।
৪. হিসাব সংরক্ষণ ও নিরীক্ষা: পণ্য প্রেরণ এবং আর্থিক লেনদেনের স্বচ্ছতার জন্য নিরীক্ষায় লিখিত আদেশপত্র বাধ্যতামূলক।অতএব, বাণিজ্যিক ঝুঁকি এড়াতে এবং ভবিষ্যতে লেনদেনের নির্ভুলতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিত করতে ফরমায়েশের ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি বেছে নেওয়া সম্পূর্ণ যৌক্তিক হয়েছে।
আরও প্রশ্ন অনুশীলন করতে অ্যাপে যাও