ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যাবলি সম্পাদিত হচ্ছে কি না তা তদারক করা, বিচ্যুতি দেখা দিলে তা নির্ণয় করা এবং প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করার প্রক্রিয়াকে নিয়ন্ত্রণ বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   নিয়ন্ত্রণ একটি অবিরাম প্রক্রিয়া, কারণ প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম অব্যাহত থাকার সাথে সাথে নিয়ন্ত্রণ কাজও চক্রাকারে চলতে থাকে।

   ব্যবস্থাপনা একটি চক্রাকার প্রক্রিয়া যার শুরু হয় পরিকল্পনা দিয়ে এবং শেষ হয় নিয়ন্ত্রণে। একটি নির্দিষ্ট পরিকল্পনার নিয়ন্ত্রণ কাজ শেষে যে বিচ্যুতি বা ফলাফল পাওয়া যায়, তার আলোকে আবার নতুন পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়। এভাবে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণের কাজ ধারাবাহিকভাবে বা অবিরামভাবে আবর্তিত হতে থাকে। তাই নিয়ন্ত্রণকে একটি অবিরাম বা চলমান প্রক্রিয়া বলা হয়।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   জনাব আরাফাত নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার 'বিচ্যুতি নির্ণয় ও বিচ্যুতির কারণ বিশ্লেষণ' ধাপের সাহায্যে উৎপাদনমাত্রা কম হওয়ার কারণ চিহ্নিত করেছিলেন।

   নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় আদর্শ মানের সাথে প্রকৃত কার্যের ফলাফলের তুলনা করে যে পার্থক্য পাওয়া যায়, তাকে বিচ্যুতি বলে। আর এই পার্থক্যের পেছনে কী কী কারণ বা ত্রুটি কাজ করেছে, তা পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে খুঁজে বের করাই হলো বিচ্যুতির কারণ বিশ্লেষণ ধাপের মূল লক্ষ্য।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, জনাব আরাফাতের প্রতিষ্ঠানের মাসিক উৎপাদন লক্ষ্যমাত্রা ছিল ৫,০০০ একক। কিন্তু মাস শেষে প্রকৃত উৎপাদন হয় ৪,০০০ একক, অর্থাৎ ১,০০০ একক কম বা বিচ্যুতি ঘটে। এই বিচ্যুতি কেন হলো তা খতিয়ে দেখতে গিয়ে তিনি কর্মীদের প্রশিক্ষণের অভাব এবং সুপারভাইজারদের অদক্ষতা চিহ্নিত করেন। সুতরাং, তিনি নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার 'বিচ্যুতির কারণ বিশ্লেষণ' ধাপটি প্রয়োগ করে কাঙ্ক্ষিত উৎপাদন কম হওয়ার কারণ চিহ্নিত করেছিলেন।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে উল্লিখিত জনাব আরাফাতের কাঙ্ক্ষিত ফললাভের জন্য গৃহীত সংশোধনমূলক ব্যবস্থাগুলো অত্যন্ত যুক্তিযুক্ত ও বাস্তবসম্মত ছিল।

   নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ও অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ধাপ হলো সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ (Corrective Action)। বিচ্যুতি ও বিচ্যুতির কারণ চিহ্নিত করার পর ভবিষ্যতে যাতে একই ভুলের পুনরাবৃত্তি না ঘটে এবং লক্ষ্যমাত্রা অর্জিত হয়, সেজন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেওয়াই হলো সংশোধনমূলক ব্যবস্থা।

   উদ্দীপকে জনাব আরাফাত মাসিক ১,০০০ একক কম উৎপাদনের কারণ বিশ্লেষণ করে কর্মীদের দক্ষতা বৃদ্ধির জন্য প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করেন এবং সুপারভাইজারদের দায়িত্বে অদক্ষতা দেখতে পেয়ে তাদের অন্য বিভাগে বদলি করে দক্ষ ও অভিজ্ঞ সুপারভাইজার পদায়ন করেন। এর ফলে পরবর্তীতে প্রতিষ্ঠানটি কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্যমাত্রা (৫,০০০ একক) অর্জনে সক্ষম হয়।

   উপযুক্ত প্রশিক্ষণের মাধ্যমে কর্মীদের কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি পায় এবং দক্ষ সুপারভাইজারদের প্রত্যক্ষ তত্ত্বাবধানে কাজের মান ও গতি দুটোই বাড়ে। জনাব আরাফাত বিচ্যুতির সঠিক উৎস অনুযায়ী যথোপযুক্ত সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করেছিলেন বলেই ব্যর্থতা দূর করে সফল হওয়া সম্ভব হয়েছে। অতএব, তার গৃহীত পদক্ষেপগুলো সম্পূর্ণ যৌক্তিক ছিল।