ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র • Dhaka Board • ঢাকা বোর্ড ২০১৬
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন
ডেলটা কোম্পানি লিমিটেড-এর চেয়ারম্যান প্রতিষ্ঠানের মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা বিভাগকে ই-মেইলের মাধ্যমে ৫ (পাঁচ) জন উৎপাদন কর্মী নিয়োগের পরামর্শ দেন। আবার মানবসম্পদ ব্যবস্থাপক তথ্য প্রাপ্তি এবং কর্মী নিয়োগের সংবাদ ই-মেইলের মাধ্যমে চেয়ারম্যানকে জানিয়ে দেন। ফলে চেয়ারম্যান কর্মী নিয়োগের ব্যাপারে নিশ্চিত হন।
- ক)(1)
নির্দেশনা কী?
- খ)(2)
পরিকল্পনা বাস্তবায়নে নির্দেশনার গুরুত্ব ব্যাখ্যা করো।
- গ)(3)
চেয়ারম্যান ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবস্থাপনার কোন কাজটি সম্পাদন করেছেন? ব্যাখ্যা করো।
- ঘ)(4)
যোগাযোগের উদ্দেশ্য অর্জনে মানবসম্পদ ব্যবস্থাপকের প্রেরিত ই-মেইলের ভূমিকা মূল্যায়ন করো।
উত্তর ও ব্যাখ্যা
- ক)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য অধস্তনদের আদেশ, উপদেশ, পরামর্শ প্রদান ও পরিচালনা করার প্রক্রিয়াকে নির্দেশনা বলে।
- খ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
পরিকল্পনা হলো ভবিষ্যতের একটি নীল নকশা বা দিকনির্দেশনা, যা বাস্তবায়নে নির্দেশনা চালিকাশক্তি হিসেবে কাজ করে।
পরিকল্পনা প্রণয়ন করলেই উদ্দেশ্য অর্জন সম্ভব হয় না; সে অনুযায়ী কর্মীদের কাজ শুরু করার নির্দেশ দিতে হয়। উপযুক্ত নির্দেশনার মাধ্যমে কর্মীদের কাজ সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা দেওয়া যায়, তাদের উদ্বুদ্ধ ও তত্ত্বাবধান করা যায়। অর্থাৎ, নির্দেশনা ছাড়া পরিকল্পনা শুধু কাগজ-কলমেই সীমাবদ্ধ থাকে, বাস্তবে রূপ নিতে পারে না। তাই পরিকল্পনা বাস্তবায়নে নির্দেশনা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
- গ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
উদ্দীপকে ডেলটা কোম্পানি লিমিটেড-এর চেয়ারম্যান ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবস্থাপনার 'যোগাযোগ' (Communication) কাজটি সম্পাদন করেছেন।
দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বা পক্ষের মধ্যে তথ্য, সংবাদ, ভাব বা মতামতের পারস্পরিক আদান-প্রদানকে যোগাযোগ বলে। এটি ব্যবস্থাপনার নির্দেশনা ও নিয়ন্ত্রণের একটি অপরিহার্য অনুষঙ্গ।
উদ্দীপকে দেখা যায়, চেয়ারম্যান মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা বিভাগকে ই-মেইলের মাধ্যমে ৫ জন উৎপাদন কর্মী নিয়োগের পরামর্শ বা নির্দেশনা পাঠিয়েছেন। আধুনিক প্রযুক্তির সহায়তায় লিখিতভাবে তথ্য বা নির্দেশনা প্রেরণের এ প্রক্রিয়াটি স্পষ্টতই ব্যবসায়িক যোগাযোগের অংশ। সুতরাং, চেয়ারম্যান এখানে কার্যকর যোগাযোগের কাজটি সম্পাদন করেছেন।
- ঘ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
যোগাযোগের মূল উদ্দেশ্য সফলভাবে অর্জনের ক্ষেত্রে মানবসম্পদ ব্যবস্থাপকের প্রেরিত ই-মেইলটি দ্বিমুখী যোগাযোগের পূর্ণতা দান বা 'প্রতিউত্তর' (Feedback) হিসেবে অত্যন্ত কার্যকর ভূমিকা পালন করেছে।
যোগাযোগ প্রক্রিয়ার মূল উদ্দেশ্য কেবল তথ্য প্রেরণ করা নয়, বরং প্রাপক বার্তাটি সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছে কি না তা নিশ্চিত করা। তথ্যের সঠিক উপলব্ধি এবং সে অনুযায়ী গৃহীত পদক্ষেপের সংবাদ প্রেরকের কাছে ফিরে আসাকে প্রতিউত্তর বা ফিডব্যাক বলে। প্রতিউত্তর ছাড়া কোনো যোগাযোগ প্রক্রিয়া পূর্ণাঙ্গ বা সফল হতে পারে না।
উদ্দীপকে ডেলটা কোম্পানি লিমিটেডের চেয়ারম্যান ই-মেইলের মাধ্যমে কর্মী নিয়োগের নির্দেশনা দেন। এর প্রেক্ষিতে মানবসম্পদ ব্যবস্থাপক তথ্যটি গ্রহণ করেন এবং সে অনুযায়ী কর্মী নিয়োগের ব্যবস্থা সম্পন্ন করে পাল্টা ই-মেইলে চেয়ারম্যানকে তা অবগত করেন। ফলে চেয়ারম্যান কর্মী নিয়োগের বিষয়ে পুরোপুরি নিশ্চিত হতে পারেন। মানবসম্পদ ব্যবস্থাপকের এই প্রতিউত্তরমূলক ই-মেইলটি প্রেরক ও প্রাপকের মধ্যে দ্বি-মুখী যোগাযোগ নিশ্চিত করেছে এবং যোগাযোগের কার্যকারিতা ও উদ্দেশ্য পুরোপুরি সফল করেছে।
অতএব, মানবসম্পদ ব্যবস্থাপকের প্রেরিত ই-মেইলটি কার্যকর প্রতিউত্তর হিসেবে যোগাযোগের উদ্দেশ্য অর্জনে তাৎপর্যপূর্ণ ভূমিকা রেখেছে।
আরও প্রশ্ন অনুশীলন করতে অ্যাপে যাও