ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   SMS-এর পূর্ণরূপ হলো Short Message Service।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   পরিকল্পনা হলো ভবিষ্যতে কী করা হবে, কখন করা হবে এবং কার দ্বারা করা হবে তা আগে থেকেই নির্ধারণ করার প্রক্রিয়া। আয়নায় যেমন একজন মানুষের বর্তমান প্রতিচ্ছবি স্পষ্ট দেখা যায়, তেমনি সঠিক পরিকল্পনার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের ভবিষ্যৎ কার্যক্রম, গতিপথ ও সম্ভাব্য বাধা-বিপত্তির চিত্র পূর্বেই স্পষ্ট প্রতিফলিত হয়। এজন্য পরিকল্পনাকে ভবিষ্যতের আয়না বলা হয়।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   'Y' লি.-এ যোগাযোগ প্রক্রিয়ার 'কোলাহল' (Noise) বা মাধ্যমজনিত সমস্যার উপস্থিতি রয়েছে।

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় প্রেরক থেকে প্রাপকের নিকট সংবাদ প্রেরণের সময় যে অনাকাঙ্ক্ষিত বাধা বা বিঘ্ন সংবাদটির সঠিক ও স্বাভাবিক প্রবাহকে ব্যাহত বা বিকৃত করে, তাকে কোলাহল বলে। যোগাযোগ মাধ্যমের যান্ত্রিক বা প্রযুক্তিগত ত্রুটি কোলাহলের অন্তর্ভুক্ত।

   উদ্দীপকে বিক্রয় ব্যবস্থাপক ধীমান মোবাইল ফোনের মাধ্যমে বিক্রয় প্রতিনিধিদের নির্দেশনা দেন। কিন্তু নেটওয়ার্কের ত্রুটির কারণে বিক্রয় প্রতিনিধিরা বার্তাটি সঠিকভাবে ও স্পষ্টভাবে শুনতে বা বুঝতে পারেন না। যোগাযোগের মাধ্যমে এই প্রযুক্তিগত সমস্যা ও বিঘ্নই হলো যোগাযোগ প্রক্রিয়ার কোলাহল বা প্রতিবন্ধকতা, যার কারণে যোগাযোগ ফলপ্রসূ হচ্ছে না।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   'Y' লি.-এর বিক্রির পরিমাণ বাড়ানোর জন্য যোগাযোগের মাধ্যমগত বাধা দূর করা এবং কার্যকর ও ভীতিরহিত যোগাযোগ পরিবেশ সৃষ্টি করা আবশ্যক।

   একটি ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে বিক্রয় কর্মীদের সাথে ব্যবস্থাপনার স্পষ্ট ও দ্বিমুখী যোগাযোগ অপরিহার্য। যোগাযোগের বার্তা যদি সঠিকভাবে গৃহীত না হয় এবং প্রাপক যদি তার মতামত বা প্রতিক্রিয়া (ফিডব্যাক) প্রকাশ করতে ভয় পায়, তবে বিভ্রান্তি সৃষ্টি হয়ে কার্যক্রম ক্ষতিগ্রস্ত হয়।

   উদ্দীপকে দুটি প্রধান সমস্যা দৃশ্যমান: প্রথমত, নেটওয়ার্কের গোলযোগের কারণে বার্তা স্পষ্ট না হওয়া; দ্বিতীয়ত, ভয়ের কারণে বিক্রয় প্রতিনিধির পুনরায় জিজ্ঞেস না করা (ফিডব্যাকের অভাব)। ফলে কাজ ভুল হচ্ছে এবং বিক্রয় কমে যাচ্ছে। এই সমস্যা নিরসনে বিক্রয় ব্যবস্থাপকের নিম্নোক্ত পদক্ষেপ গ্রহণ করা উচিত:
   ১. নেটওয়ার্কের ওপর পুরোপুরি নির্ভরশীল ভয়েস কলের পাশাপাশি লিখিত বার্তা (যেমন- ইমেইল, এসএমএস বা মেসেজিং অ্যাপ) ব্যবহার করা, যাতে নির্দেশনাটি লিখিত ও সংরক্ষিত থাকে।
   ২. প্রতিষ্ঠানে একটি উন্মুক্ত, সহায়ক ও ভয়মুক্ত কর্মপরিবেশ সৃষ্টি করা, যাতে কর্মীরা কোনো নির্দেশনা অস্পষ্ট থাকলে দ্বিধাহীনভাবে প্রশ্ন করতে পারে।
   ৩. নির্দেশনার প্রতি প্রতিনিধির যথাযথ প্রতিক্রিয়া বা ফিডব্যাক নিশ্চিত করা, যাতে বোঝা যায় তিনি বার্তাটি সঠিকভাবে অনুধাবন করেছেন।

   এসব পদক্ষেপ গ্রহণের মাধ্যমে কার্যকর যোগাযোগ নিশ্চিত করে বিক্রির পরিমাণ বাড়ানো সম্ভব।