ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   পরিকল্পনা বাস্তবায়নের লক্ষ্যে অধস্তনদের আদেশ ও নির্দেশ প্রদান, তাদের তত্ত্বাবধান এবং প্রয়োজনীয় পরামর্শ ও পথপ্রদর্শন করার কাজকে নির্দেশনা বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় প্রাপক সংবাদ পাওয়ার পর তার অনুভূতি বা প্রতিক্রিয়াস্বরূপ যে উত্তর বা বার্তা প্রেরকের কাছে ফেরত পাঠায়, তাকে ফলাবর্তন (Feedback) বলে।

   ফলাবর্তনের মাধ্যমে যোগাযোগ প্রক্রিয়া সম্পন্ন বা ফলপ্রসূ হয়েছে কি না তা নিশ্চিত হওয়া যায়। ফলাবর্তন না থাকলে দ্বিমুখী যোগাযোগ প্রতিষ্ঠা পায় না এবং প্রেরক বুঝতে পারেন না যে প্রাপক বার্তাটি সঠিকভাবে বুঝতে ও গ্রহণ করতে পেরেছে কি না।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ব্যবস্থাপনার 'সমন্বয়সাধন' (Coordination) কাজটি অসম্পূর্ণ থাকায় আমিন ইন্ডাস্ট্রিজ-এর মুনাফার লক্ষ্যমাত্রা অর্জিত হয়নি।

   প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য নিয়োজিত বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগের কার্যাবলীকে সুসংহত, ঐক্যবদ্ধ ও সুশৃঙ্খলভাবে মেলবন্ধন ঘটানোর প্রক্রিয়াকে সমন্বয়সাধন বলে। সমন্বয়ের অভাবে প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ বিভাগগুলোর মধ্যে কাজের ভারসাম্যহীনতা ও পারস্পরিক সংঘাত বা দ্বন্দ্ব সৃষ্টি হয়।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, আমিন ইন্ডাস্ট্রিজ ২০১৫ সালে ১৫ কোটি টাকা মুনাফার লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ করলেও অর্জিত হয় মাত্র ১০ কোটি টাকা। প্রতিষ্ঠানটির ব্যবস্থাপনা পরিচালক আরিফুর রহমান অনুসন্ধান করে দেখতে পান যে, বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে কাজের ভারসাম্যহীনতা ও কর্মীদের ব্যক্তিগত দ্বন্দ্বই লক্ষ্যমাত্রা অর্জিত না হওয়ার প্রধান কারণ। বিভিন্ন বিভাগের কার্যক্রমের মধ্যে সুসমন্বয় না থাকা এবং কর্মীদের ভেতর একাত্মতা সৃষ্টির ব্যর্থতাই মুনাফা কমার মূল কারণ। সুতরাং, সমন্বয়সাধনের কাজটি অসম্পূর্ণ থাকার ফলেই আমিন ইন্ডাস্ট্রিজ কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্যমাত্রা অর্জন করতে পারেনি।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   আমিন ইন্ডাস্ট্রিজ-এর মুনাফার লক্ষ্যমাত্রা অর্জনে ব্যবস্থাপনার প্রধান করণীয় হলো কার্যকর সমন্বয়সাধন ও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা জোরদার করা।

   একটি প্রতিষ্ঠানের সার্বিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য সব বিভাগের কার্যাবলীর মাঝে সমতা বা ভারসাম্য এবং কর্মীদের মধ্যে সৌহার্দ্যপূর্ণ সম্পর্ক থাকা আবশ্যক। প্রতিষ্ঠানে দায়িত্ব ও ক্ষমতার সুষম বণ্টন না থাকলে বিভাগীয় ভারসাম্যহীনতা দেখা দেয়, যা প্রতিষ্ঠানের কার্যক্ষমতা নষ্ট করে।

   উদ্দীপকে আমিন ইন্ডাস্ট্রিজ-এ বিভাগগুলোর কাজের ভারসাম্যহীনতা এবং কর্মীদের ব্যক্তিগত দ্বন্দ্বের ফলে লক্ষ্যমাত্রার চেয়ে মুনাফা কম হয়েছে। এ সংকট নিরসনে ব্যবস্থাপনার করণীয় পদক্ষেপগুলো নিম্নরূপ:
   ১. কার্যকর সমন্বয়সাধন: প্রতিটি বিভাগের কাজের মধ্যে ধারাবাহিকতা ও ভারসাম্য রক্ষা করার সুনির্দিষ্ট নীতি প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন করা।
   ২. দ্বন্দ্ব নিরসন ও দলগত চেতনা গঠন: কর্মীদের মধ্যকার ব্যক্তিগত ভুল বোঝাবুঝি দূর করে দলগত মনোভাব ও সহযোগিতাপূর্ণ কর্মপরিবেশ গড়ে তোলা।
   ৩. উপযুক্ত নিয়ন্ত্রণ ও তদারকি: লক্ষ্যমাত্রা অনুযায়ী কাজের অগ্রগতি নিয়মিত পরিমাপ করে বিচ্যুতি ধরা পড়লে তাৎক্ষণিক সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা।
   ৪. সুষ্ঠু যোগাযোগ ব্যবস্থা: ঊর্ধ্বতন ও অধস্তন এবং বিভাগগুলোর পরস্পরের মধ্যে তথ্যের অবাধ প্রবাহ নিশ্চিত করা।

   অতএব, আমিন ইন্ডাস্ট্রিজ ভবিষ্যতে মুনাফার লক্ষ্যমাত্রা অর্জন করতে চাইলে কাজের সুষ্ঠু সমন্বয়, কর্মীদের দ্বন্দ্ব নিরসন এবং কঠোর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর করা অপরিহার্য।