ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র • Chattogram Board • চট্টগ্রাম বোর্ড ২০১৯
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন
আব্দুর রহমান একটা সেবাদানকারী প্রতিষ্ঠানের অফিস সহকারী। প্রতিষ্ঠানটি মিরপুর, ঢাকাতে অবস্থিত। অফিসের মার্কেটিং ম্যানেজার আব্দুর রহমানকে একটি চিঠি ঢাকার উত্তরা একটি অফিসে দ্রুত দিয়ে আসতে বলে বাইরে চলে গেলেন। একটু পরেই অ্যাকাউন্টস ম্যানেজার আরেকটি চিঠি তাকে দ্রুত মতিঝিলের একটি অফিসে জমা দিতে বললেন। ইতিপূর্বে প্রতিষ্ঠানের মালিক তার পিয়নকে বলেছিলেন আব্দুর রহমান যেন তার বাসায় যায়, যা পিয়ন আব্দুর রহমানকে বলতে ভুলে গেছে। আব্দুর রহমান দায়িত্ব পালন করতে সমস্যায় পড়লো।
- ক)(1)
সমন্বয়' কী?
- খ)(2)
নমনীয়তার নীতি' বলতে কী বোঝায়?
- গ)(3)
সমন্বয়ের কোন নীতির অনুপস্থিতির কারণে উদ্দীপকের আব্দুর রহমান দায়িত্ব পালনে সমস্যায় পড়ে গেলেন -ব্যাখ্যা করো।
- ঘ)(4)
কার্যকর সমন্বয়ের উপায় হিসেবে প্রত্যক্ষ যোগাযোগের গুরুত্ব উদ্দীপকের আলোকে বিশ্লেষণ করো।
উত্তর ও ব্যাখ্যা
- ক)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন ব্যক্তি, বিভাগ ও উপ-বিভাগের কার্যাবলিকে একই সাধারণ উদ্দেশ্য অর্জনের লক্ষ্যে একত্রিত ও সুসংহত করার প্রক্রিয়াকে সমন্বয় বলে।
- খ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
পরিস্থিতির পরিবর্তন বা অপ্রত্যাশিত ঘটনার সাথে তাল মিলিয়ে সমন্বয়ের কৌশল ও কার্যক্রমে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন বা সংশোধন আনার নীতিকে নমনীয়তার নীতি বলে।
ব্যবসায়ের অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক পরিবেশ সর্বদা পরিবর্তনশীল। তাই পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে কাজের সমন্বয় করতে না পারলে লক্ষ্য অর্জন ব্যাহত হয়; নমনীয়তার নীতি পরিকল্পনা ও সমন্বয়ের মধ্যে এই অভিযোজন ক্ষমতা নিশ্চিত করে। - গ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
সমন্বয়ের 'আদেশের ঐক্য নীতি' এবং 'ভারসাম্যের নীতি'র অনুপস্থিতির কারণে উদ্দীপকের আব্দুর রহমান দায়িত্ব পালনে সমস্যায় পড়ে গেছেন।
আদেশের ঐক্য নীতি অনুসারে একজন অধস্তন কর্মী কেবল একজন ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তার অধীনে কাজ করবেন এবং তাঁর থেকেই সরাসরি আদেশ গ্রহণ করবেন। একাধিক কর্মকর্তা একসাথে একজন কর্মীকে ভিন্ন ভিন্ন আদেশ দিলে শৃঙ্খলা নষ্ট হয় এবং কর্মী বিভ্রান্তিতে পড়ে।
উদ্দীপকে অফিস সহকারী আব্দুর রহমানকে প্রতিষ্ঠানের মার্কেটিং ম্যানেজার একটি জরুরি চিঠির কাজে উত্তরা পাঠান। ঠিক পরপরই অ্যাকাউন্টস ম্যানেজার মতিঝিলে অন্য একটি চিঠি দিতে বলেন। একই সময়ে দুজনের ভিন্নমুখী আদেশ এবং অন্যদিকে মালিকের বাসার কাজের নির্দেশ আব্দুর রহমানকে চরম বিভ্রান্তি ও সমস্যায় ফেলে দেয়। কাজের সুষম বণ্টন বা একজন কর্মকর্তার নির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণ না থাকায় অর্থাৎ আদেশের ঐক্য অনুপস্থিত থাকায় এই জটিলতার সৃষ্টি হয়েছে।
- ঘ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
কার্যকর সমন্বয়ের অন্যতম প্রধান উপায় হলো প্রত্যক্ষ যোগাযোগ; উদ্দীপকের উদ্ভূত সমস্যাটি সমাধানে ও কার্যকর সমন্বয় সাধনে এর গুরুত্ব অপরিসীম।
সমন্বয়কে কার্যকর করতে হলে সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর মধ্যে সরাসরি তথ্য আদান-প্রদান বা প্রত্যক্ষ যোগাযোগ থাকা আবশ্যক। পরোক্ষ যোগাযোগের মাধ্যমে বার্তা পাঠালে অনেক সময় ভুল বোঝাবুঝি, তথ্যের বিকৃতি বা বার্তার বিলুপ্তি ঘটে, যা কাজের স্বাভাবিক প্রবাহ ব্যাহত করে।
উদ্দীপকে দেখা যায়, প্রতিষ্ঠানের মালিক আব্দুর রহমানকে তাঁর বাসায় যাওয়ার জন্য নির্দেশ দিয়েছিলেন পিয়নের মাধ্যমে। পিয়ন এই নির্দেশটি আব্দুর রহমানকে বলতে ভুলে যায়। যদি মালিক আব্দুর রহমানের সাথে প্রত্যক্ষভাবে যোগাযোগ করতেন (যেমন: সরাসরি ডেকে বা ফোনে বলে দিতেন), তবে এই তথ্যবিভ্রাট ঘটত না। অন্যদিকে মার্কেটিং ম্যানেজার ও অ্যাকাউন্টস ম্যানেজারও একে অপরের কাজের সময়সূচি সম্পর্কে কোনো প্রত্যক্ষ যোগাযোগ বা সমন্বয় রক্ষা করেননি, যার ফলে আব্দুর রহমানের ওপর একই সময়ে দুটি ভিন্ন দূরবর্তী স্থানে যাওয়ার নির্দেশ চাপে।
যদি কর্মকর্তা ও কর্মীদের মধ্যে প্রত্যক্ষ যোগাযোগ ব্যবস্থা কার্যকর থাকত, তবে পিয়নের ভুলের কারণে কাজের বিঘ্ন ঘটত না এবং ব্যবস্থাপকরাও নিজেদের মধ্যে সমন্বয় করে অগ্রাধিকার ভিত্তিতে চিঠি প্রেরণের সিদ্ধান্ত নিতে পারতেন। সুতরাং, ভুল বোঝাবুঝি দূরীকরণ, তথ্যের নির্ভুল আদান-প্রদান এবং প্রাতিষ্ঠানিক কাজের সুষ্ঠু সমন্বয়ের জন্য প্রত্যক্ষ যোগাযোগ অপরিহার্য।
আরও প্রশ্ন অনুশীলন করতে অ্যাপে যাও