ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   যে প্রক্রিয়া কোনো বিরতিহীনভাবে বা ধারাবাহিকভাবে একের পর এক চক্রাকারে আবর্তিত হতে থাকে, তাকে অবিরাম প্রক্রিয়া (Continuous Process) বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় কাজের বিচ্যুতি ও তার কারণ চিহ্নিত করে যে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়, তা পরবর্তী নতুন পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবে কাজ করে বলে নিয়ন্ত্রণকে পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি বলা হয়।

   নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার মাধ্যমে পূর্ববর্তী পরিকল্পনার ত্রুটি, প্রতিকূলতা এবং বাস্তব অর্জনের অবস্থা স্পষ্টভাবে জানা যায়। এই অর্জিত তথ্য ও অভিজ্ঞতার আলোকেই ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা অধিক বাস্তবমুখী, নির্ভুল ও কার্যকরভাবে প্রণয়ন করা সম্ভব হয়। তাই পরিকল্পনাকে বলা হয় নিয়ন্ত্রণের ভিত্তি, আর নিয়ন্ত্রণকে বলা হয় পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকের জনাব জালাল নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার 'আদর্শ মানের সাথে প্রকৃত কার্যের তুলনা' (Comparing actual performance with standards) এবং 'বিচ্যুতি নির্ণয়' (Finding deviations) ধাপে রয়েছেন।

   নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় প্রথমে আদর্শ মান নির্ধারণ করা হয়, এরপর প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ করা হয়। পরবর্তী ধাপে আদর্শ মানের সাথে সম্পাদিত কার্যের তুলনা করে কোনো পার্থক্য বা বিচ্যুতি আছে কি না তা নির্ণয় করা হয়।

   উদ্দীপকে বিক্রয় ব্যবস্থাপক সকল কর্মীকে একটি মাসিক বিক্রয় লক্ষ্য নির্ধারণ করে দিয়েছিলেন (আদর্শ মান) এবং তিন দিন পর পর অগ্রগতি পর্যালোচনা করেন (কার্যফল পরিমাপ ও তুলনা)। এই অগ্রগতি পর্যালোচনা করতে গিয়ে তিনি দেখতে পান জনাব জালাল নির্ধারিত লক্ষ্যমাত্রা থেকে পিছিয়ে আছেন। অর্থাৎ আদর্শ মানের তুলনায় জনাব জালালের কাজের বিচ্যুতি চিহ্নিত হয়েছে। সুতরাং, নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার ধাপ অনুযায়ী তিনি 'প্রকৃত কার্যের সাথে আদর্শ মানের তুলনা ও বিচ্যুতি নির্ণয়' ধাপে অবস্থান করছেন।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   বিক্রয় ব্যবস্থাপক জনাব জালালের পিছিয়ে পড়ার সঠিক কারণ উদ্ঘাটন করে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের মাধ্যমে তাকে লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে পারেন।

   নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত ও অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ধাপ হলো বিচ্যুতি সমাধানের লক্ষ্যে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ (Taking corrective action)। শুধু বিচ্যুতি নির্ণয় করলেই লক্ষ্য অর্জন হয় না, বরং তা দূরীকরণে বাস্তবমুখী পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হয়।

   জনাব জালালকে লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে বিক্রয় ব্যবস্থাপক নিম্নোক্ত পদক্ষেপগুলো গ্রহণ করতে পারেন:
   ১. কারণ অনুসন্ধান: জালালের বিক্রয় লক্ষ্যমাত্রা অর্জনে পিছিয়ে পড়ার মূল কারণ চিহ্নিত করা (যেমন: উপযুক্ত দক্ষতার অভাব, বাজার বা এলাকার প্রতিকূলতা, ব্যক্তিগত সমস্যা বা পণ্যের অপ্রতুলতা)।
   ২. প্রশিক্ষণ ও নির্দেশনা: দক্ষতার অভাব থাকলে তাকে বিক্রয় কৌশল ও গ্রাহক ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত সংক্ষিপ্ত ব্যবহারিক প্রশিক্ষণ ও সঠিক নির্দেশনা প্রদান করা।
   ৩. অনুপ্রেরণা ও কাউন্সেলিং: জনাব জালালের মনোবল বাড়ানোর জন্য তাকে ইতিবাচকভাবে প্ররোচিত করা এবং কোনো বাধা থাকলে তা দূর করতে সহায়তা করা।
   ৪. লক্ষ্যমাত্রার পুনর্বিবেচনা: যদি নির্ধারিত বিক্রয় লক্ষ্যমাত্রা অবাস্তব বা পারিপার্শ্বিক পরিস্থিতির কারণে অপ্রাপ্য হয়ে থাকে, তবে তা সামঞ্জস্যপূর্ণ করা।

   অতএব, বিক্রয় ব্যবস্থাপক শাস্তিমূলক ব্যবস্থার পরিবর্তে সহযোগিতামূলক মনোভাব নিয়ে বিচ্যুতি সংশোধনের কার্যকর পদক্ষেপ নিলেই জালাল তার লক্ষ্যমাত্রা অর্জনে সফল হতে পারবেন।