ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   E-mail-এর পূর্ণরূপ হলো Electronic Mail (ইলেকট্রনিক মেইল)।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ভিডিও কনফারেন্সিং-এর প্রধান সুবিধা হলো ভৌগোলিকভাবে দূরবর্তী স্থানে অবস্থান করেও ব্যক্তিরা সরাসরি একে অপরকে দেখে বাস্তব সময়ের মতো তাৎক্ষণিক মতামত ও তথ্য আদান-প্রদান করতে পারেন।

   এর ফলে সরাসরি সশরীরে উপস্থিত না হয়েও সভা বা আলোচনা সম্পন্ন করা যায়, যা প্রতিষ্ঠানের অর্থ ও মূল্যবান সময় সাশ্রয় করে এবং দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা করে।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে পরিমল সাহেবের যোগাযোগটির ধরন হলো বাহ্যিক ও অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ।

   প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তা যদি প্রতিষ্ঠানের বাইরের কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সাথে তথ্য আদান-প্রদান করেন, তবে তাকে বাহ্যিক যোগাযোগ বলে। আর যে যোগাযোগে কোনো আনুষ্ঠানিক নিয়মকানুন, রীতি বা প্রাতিষ্ঠানিক মাধ্যম অনুসরণ করা হয় না, ব্যক্তিগত সম্পর্কের ভিত্তিতে বা আকস্মিকভাবে সম্পন্ন হয়, তাকে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলে।

   উদ্দীপকে ব্যাংক ব্যবস্থাপক মি. পরিমল নিজের ব্যাংকের সমস্যা সমাধানের উদ্দেশ্যে হার্ট সুপারশপে কেনাকাটা করার সময় অন্য একটি ব্যাংকের ব্যবস্থাপকের সাথে আলোচনা করেন। যেহেতু তিনি ভিন্ন ব্যাংকের ব্যবস্থাপকের সাথে কথা বলেছেন, তাই এটি বাহ্যিক যোগাযোগ; এবং এটি কোনো আনুষ্ঠানিক চিঠিপত্র বা মিটিং ছাড়া আকস্মিক সাক্ষাতে সাধারণ আলাপের মাধ্যমে সংঘটিত হওয়ায় এটি অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   হ্যাঁ, "জামাল সাহেবের যোগাযোগ পদ্ধতিটি পরিমল সাহেবের যোগাযোগ পদ্ধতি অপেক্ষা বেশি সুবিধাজনক"—এই বক্তব্যের সাথে আমি একমত।

   প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক কাঠামোর একই স্তরে বা সমমর্যাদাসম্পন্ন বিভিন্ন বিভাগের নির্বাহীদের মধ্যে পারস্পরিক কাজের সমন্বয় ও সমস্যা সমাধানের লক্ষ্যে যে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ সংঘটিত হয়, তাকে পার্শ্বিক বা সমান্তরাল (Horizontal) যোগাযোগ বলে। এটি প্রাতিষ্ঠানিক কাঠামোর অভ্যন্তরীণ নিয়মে পরিচালিত হয়।

   উদ্দীপকে জামাল সাহেব ক্রয় ব্যবস্থাপক হিসেবে কোনো সমস্যায় পড়লে একই প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় ব্যবস্থাপকের সাথে আলোচনা করে সমাধান করেন। এটি অভ্যন্তরীণ সমান্তরাল যোগাযোগ। অপরদিকে, পরিমল সাহেব একটি সুপারশপে হঠাৎ দেখা হওয়া অন্য ব্যাংকের ব্যবস্থাপকের সাথে নিজের দাপ্তরিক সমস্যা নিয়ে আলোচনা করেন, যা বাহ্যিক ও সম্পূর্ণ অনানুষ্ঠানিক।

   জামাল সাহেবের যোগাযোগটি বেশি সুবিধাজনক হওয়ার কারণ হলো:
   ১. গোপনীয়তা রক্ষা: পরিমল সাহেব বাইরের ব্যাংকের ব্যবস্থাপকের সাথে আলোচনা করায় ব্যাংকের অভ্যন্তরীণ কৌশল বা তথ্যের গোপনীয়তা ফাঁসের ঝুঁকি থাকে। কিন্তু জামাল সাহেবের আলোচনা একই প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকায় তথ্য নিরাপদ থাকে।
   ২. প্রাতিষ্ঠানিক প্রাসঙ্গিকতা ও সমাধান: জামাল সাহেব ও বিক্রয় ব্যবস্থাপক একই প্রতিষ্ঠানের অভিন্ন লক্ষ্য অর্জনে কাজ করায় সমাধানের কার্যকারিতা অনেক বেশি।
   ৩. প্রাতিষ্ঠানিক বৈধতা: প্রাতিষ্ঠানিক নিয়মের মধ্যে হওয়ায় জামাল সাহেবের যোগাযোগটি জবাবদিহিতা ও কর্তৃত্ব দ্বারা সমর্থিত।

   অতএব, প্রাতিষ্ঠানিক স্বার্থ রক্ষা, গোপনীয়তা বজায় রাখা এবং কার্যকর সমন্বয়ের দিক থেকে জামাল সাহেবের যোগাযোগ পদ্ধতিটি নিশ্চিতভাবেই পরিমল সাহেবের যোগাযোগ অপেক্ষা অধিক সুবিধাজনক।