ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   প্রতিষ্ঠানের অভিন্ন লক্ষ্য অর্জনের জন্য বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও ব্যক্তির কার্যাবলির মধ্যে ঐক্য ও যোগসূত্র স্থাপন করার প্রক্রিয়াকে সমন্বয় বা সমন্বয়সাধন বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   কোনো সমস্যা সমাধান বা লক্ষ্য অর্জনের উদ্দেশ্যে বিদ্যমান একাধিক বিকল্প কর্মপন্থা থেকে সর্বোত্তম বিকল্পটি বাছাই করার প্রক্রিয়াকে সিদ্ধান্ত গ্রহণ বলে।

   পরিকল্পনা ও ব্যবস্থাপনার প্রতিটি ধাপে সিদ্ধান্ত গ্রহণ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বিভিন্ন বিকল্পের সুবিধা-অসুবিধা ও সম্ভাব্য ফলাফল বিশ্লেষণ ও মূল্যায়ন করে সবচেয়ে উপযোগী ও লাভজনক বিকল্পটি নির্বাচন করাই হলো সিদ্ধান্ত গ্রহণ।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানে সমন্বয়ের অন্যতম প্রধান পূর্বশর্ত 'যোগাযোগ ব্যবস্থা' বা 'পরিকল্পনা ও লক্ষ্য সম্পর্কে সুস্পষ্ট ধারণা/সচেতনতা'র ব্যত্যয় ঘটেছে।

   প্রতিষ্ঠানে কার্যকর সমন্বয়ের জন্য লক্ষ্য, উদ্দেশ্য ও পরিকল্পনা সংশ্লিষ্ট সকল কর্মী ও বিভাগের কাছে স্পষ্ট ও বোধগম্য হওয়া অপরিহার্য। তথ্যের অবাধ আদান-প্রদান এবং সঠিক যোগাযোগ ব্যবস্থার মাধ্যমেই সমন্বয়ের ক্ষেত্র প্রস্তুত হয়। লক্ষ্য সম্পর্কে কর্মী অবহিত না থাকলে বিভাগীয় কাজে তালমিল বজায় রাখা সম্ভব হয় না।

   উদ্দীপকে দেখা যায়, ২০১৭ সালে রূপা সিরামিকস ১০ লক্ষ ইউনিট পণ্য উৎপাদন ও বিক্রয়ের লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ করে। কিন্তু জুন মাসে উৎপাদন বিভাগ ৫ লক্ষ ইউনিট উৎপাদন করলেও বিক্রয় বিভাগ মাত্র ৩ লক্ষ ৫০ হাজার ইউনিট বিক্রয় করতে পারে। তদন্তে উঠে আসে যে, বিক্রয় বিভাগের কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের বার্ষিক লক্ষ্যমাত্রা সম্পর্কে আদৌ ওয়াকিবহাল ছিল না। ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ বা পরিকল্পনা প্রণয়নকারীদের পক্ষ থেকে লক্ষ্যমাত্রা সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় তথ্য বিক্রয়কর্মীদের কাছে সঠিকভাবে না পৌঁছানোয় কার্যকর যোগাযোগের ঘাটতি দেখা দেয়, যা সমন্বয়ের পূর্বশর্তের স্পষ্ট ব্যত্যয় নির্দেশ করে।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   সমন্বয়ের নীতিমালার আলোকে উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানের সমস্যাটি বিশ্লেষণ করলে দেখা যায়, এখানে মূলত উদ্দেশ্যের ঐক্যনীতি, প্রত্যক্ষ যোগাযোগের নীতি এবং প্রারম্ভে শুরুর নীতির চরম লঙ্ঘন ঘটেছে।

   সমন্বয়ের অন্যতম মূল নীতি হলো 'উদ্দেশ্যের ঐক্য নীতি', যার অর্থ প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ ও ব্যক্তির লক্ষ্য সামগ্রিক মূল লক্ষ্যের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া। দ্বিতীয়ত, 'প্রারম্ভে শুরুর নীতি' অনুযায়ী পরিকল্পনার শুরু থেকেই প্রতিটি বিভাগকে জড়িত করা ও সচেতন রাখা প্রয়োজন। তৃতীয়ত, 'প্রত্যক্ষ যোগাযোগের নীতি' অনুযায়ী বিভাগগুলোর মধ্যে প্রত্যক্ষ যোগাযোগ ও তথ্য আদান-প্রদান নিশ্চিত করা আবশ্যক।

   উদ্দীপকের রূপা সিরামিকস-এ উৎপাদন বিভাগ লক্ষ্যমাত্রা অনুযায়ী ৫ লক্ষ ইউনিট উৎপাদন করতে পারলেও বিক্রয় বিভাগ তা পারেনি। এর মূল কারণ ছিল বিক্রয় বিভাগের কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য সম্পর্কে জানতই না। অর্থাৎ পরিকল্পনার শুরুতেই বিক্রয়কর্মীদের সম্পৃক্ত করা হয়নি (প্রারম্ভে শুরুর নীতি উপেক্ষিত) এবং তাদের সাথে লক্ষ্য নিয়ে কোনো প্রত্যক্ষ যোগাযোগ ছিল না (প্রত্যক্ষ যোগাযোগের নীতি লঙ্ঘিত)। এছাড়া অভিজ্ঞ কর্মীর অভাব থাকায় তারা উৎপাদনের সাথে তাল মিলিয়ে লক্ষ্যমাত্রা অর্জনে ব্যর্থ হয়। ফলে উৎপাদন ও বিক্রয় বিভাগের কাজের মধ্যে উদ্দেশ্যের কোনো সমন্বয় বা ঐক্য ছিল না।

   অতএব, সমন্বয়ের মৌলিক নীতিমালাগুলো বাস্তবায়িত না হওয়াতেই রূপা সিরামিকসে উৎপাদন ও বিক্রয় বিভাগের কাজের মধ্যে অসামঞ্জস্য ও সংকটের সৃষ্টি হয়েছে।