ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন

উত্তর ও ব্যাখ্যা

1. ক)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   দুই বা ততোধিক ব্যক্তি বা পক্ষের মধ্যে তথ্য, সংবাদ, ভাব বা মতামতের বিনিময় এবং পারস্পরিক বোঝাপড়াকে যোগাযোগ বলে।

2. খ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   ই-মেইল (Email) বা ইলেকট্রনিক মেইল হলো কম্পিউটার, মোবাইল বা ইন্টারনেটের সহায়তায় ইলেকট্রনিক উপায়ে তথ্য, বার্তা বা ফাইল আদান-প্রদানের একটি আধুনিক যোগাযোগ মাধ্যম।

   এর মাধ্যমে দ্রুত, স্বল্প খরচে এবং ভৌগোলিক দূরত্বের বাধা এড়িয়ে বার্তা ও নথিপত্র বিশ্বের যেকোনো প্রান্তে তাৎক্ষণিকভাবে প্রাপকের নিকট প্রেরণ করা যায়। এটি বর্তমান প্রাতিষ্ঠানিক ও ব্যক্তিগত যোগাযোগের একটি অত্যন্ত জনপ্রিয় ও নির্ভরযোগ্য প্রযুক্তি।

3. গ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে উৎপাদন বিভাগ অর্থ বিভাগের নিকট যে চিঠি ইস্যু করেছে, তা প্রাতিষ্ঠানিক অবস্থানের দিক থেকে 'পার্শ্বিক বা সমান্তরাল যোগাযোগ' (Horizontal/Lateral Communication)।

   প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক কাঠামোর একই স্তরে বা সমমর্যাদাসম্পন্ন বিভিন্ন ব্যক্তি বা বিভাগের মধ্যে পারস্পরিক সমন্বয় ও তথ্যের আদান-প্রদানকে পার্শ্বিক বা সমান্তরাল যোগাযোগ বলে।

   উদ্দীপকে লং বিচ লিমিটেড-এর উৎপাদন বিভাগ এবং অর্থ বিভাগ প্রতিষ্ঠানটির সাংগঠনিক পদমর্যাদার একই স্তরে অবস্থিত দুটি সমান্তরাল বিভাগ। সেবার মান বৃদ্ধির লক্ষ্যে উৎপাদন বিভাগ অতিরিক্ত বাজেট বরাদ্দের জন্য সমমর্যাদার অর্থ বিভাগের নিকট চিঠি লিখেছে। একই স্তরের দুটি বিভাগের মধ্যে এই যোগাযোগ সংঘটিত হওয়ায় এটি পার্শ্বিক বা সমান্তরাল যোগাযোগ।

4. ঘ)

   AI-তৈরি নমুনা উত্তর

   উদ্দীপকে উৎপাদন বিভাগ অধীনস্থ ক্রয় বিভাগের সাথে 'ই-মেইল'-এর মাধ্যমে যোগাযোগ রক্ষা করেছে, যা মূলত ইলেকট্রনিক যোগাযোগ এবং সাংগঠনিক প্রবাহের দিক থেকে নিম্নগামী যোগাযোগ (Downward Communication)। নিচে এ সম্পর্কে বিশ্লেষণ করা হলো:

   প্রথমত, মাধ্যম বিবেচনায় ই-মেইল হলো আধুনিক ইলেকট্রনিক বা তথ্যপ্রযুক্তিভিত্তিক যোগাযোগ পদ্ধতি। এতে কম্পিউটার নেটওয়ার্ক বা ইন্টারনেটের সাহায্যে বার্তা বা নথি দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে প্রেরণ করা সম্ভব হয়। এর মাধ্যমে তথ্য লিখিত ও সংরক্ষিত থাকে, যা দালিলিক প্রমাণ হিসেবে কাজ করে।

   দ্বিতীয়ত, সাংগঠনিক প্রবাহের দিক থেকে এটি অভ্যন্তরীণ নিম্নগামী যোগাযোগ। কারণ ক্রয় বিভাগ হলো উৎপাদন বিভাগের 'অধীনস্থ' বিভাগ। ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা বা বিভাগ যখন তাদের অধীনস্থ কোনো বিভাগ বা অধস্তনদের কোনো নির্দেশ বা তথ্য পাঠায়, তাকে নিম্নগামী যোগাযোগ বলে।

   উদ্দীপকে অর্থ বিভাগ কর্তৃক বাজেট বরাদ্দ পাওয়ার পর উৎপাদন বিভাগ তাদের অধীনস্থ ক্রয় বিভাগকে তা ই-মেইলের মাধ্যমে তাৎক্ষণিকভাবে অবহিত করে। এই পদ্ধতির ব্যবহারের ফলে প্রতিষ্ঠানের কাজের গতিশীলতা বৃদ্ধি পায়, সময় ও শ্রম বাঁচে এবং আনুষ্ঠানিক নথিবদ্ধ যোগাযোগ নিশ্চিত হয়। সুতরাং, আধুনিক প্রাতিষ্ঠানিক যোগাযোগে এটি একটি অত্যন্ত সময়োপযোগী ও কার্যকর মাধ্যম।